送迎の記録は、何をどう残すか

送迎の記録で残すものは五つです。便ごとの出発と終了の時刻、各お宅の通過（乗車・降車）の時刻、当日の欠席と順の変更、運転者と車両、そして送迎の範囲です。日付ごとに読める形にしておくと、運営指導で送迎の実施を確かめられたときに、その場で出せます。

なぜ記録が要るか

通所介護の送迎は、サービスの一部として行われます。送迎を行ったかどうかは、利用者ごとの実績に関わり、送迎を行わなかった場合の扱いも制度で定められています。記録が無いと、行ったことを示せません。

手で書く場合

送迎表に運転者が時刻を書き込む方法が一般的です。車を止めて書くので走行中には書けず、事務所に戻ってからまとめて書く事業所が多く、時刻が記憶に頼りがちです。欠席と順の変更は、朝の電話の内容を別の紙に書き、あとで送迎表に写します。写し漏れが起きやすいのはここです。

仕組みに任せる場合

運転者が便を選んで運行を開始し、家の前を通ると自動で通過が記録される形にすると、時刻は機械が付けます。手動で「通過」を押す道も残しておくと、家の前に止められない場合にも対応できます。欠席は家族が自分の窓から送り、管理の窓の当日の便に反映されるので、写し漏れがなくなります。

残す期間と消すもの

通過の時刻の記録は日付ごとに長く残します。一方で、車の位置の生データは記録に要らないので、短い時間で消します。かぞくのまどでは、位置の生データは 12 時間で消し、通過の時刻の記録は 400 日残します。記録と監視を分けることが、運転者の側の安心にもなります。

様式の考え方

日付、便の名前、車両、運転者、出発と終了、各利用者の通過の時刻、欠席、備考。この並びを一枚にすると、運営指導でも家族への説明でも同じ紙で足ります。仕組みから日付ごとに読める形で出せるようにしておくと、紙に写す作業も要りません。

記録の仕組みは かぞくのまど の管理の窓に含まれます。